Fiche de synthèse : classement et indexation

FICHE DE SYNTHÈSE : CLASSEMENT ET INDEXATION

Les fondamentaux & les ordres de classement

Poste de l'assistant commercial : Un employé consacre en moyenne 13% de son temps de travail à rechercher des informations. Maîtriser l'organisation documentaire est une compétence critique pour optimiser la performance commerciale de l'entreprise.

1. Les fondamentaux de l'organisation documentaire

1.1. Définitions et enjeux

• Classer : Action de ranger des documents selon une méthode (un ordre) prévue à l'avance, pour pouvoir les retrouver rapidement.
• Ranger : Mettre une chose à sa place, sans qu'il y ait nécessairement un ordre logique ou des places attribuées.
• Les 6 qualités d'un classement efficace :
1. Complet : Recenser tous les documents utiles.
2. Simple : Compris par tous pour une recherche rapide.
3. Fiable : Permettre de constater qu'aucun support ne manque ou n'est déclassé.
4. Peu encombrant : Occuper un minimum de place au sol.
5. Extensible / Évolutif : Pouvoir ajouter de nouveaux dossiers au fil de l'activité.
6. Rationnel : Trouver et replacer facilement n'importe quel support.

1.2. Choix du mode et volume de données

L'organisation doit s'adapter à la nature des documents, à leur volume et à leur fréquence de consultation :

• Petits volumes / Consultation courante : Classement manuel ou numérique simple (fichiers clients, personnel).
• Grands volumes / Données partagées : Transition vers la Gestion Électronique des Documents (GED) pour automatiser le cycle de vie du document et réduire les coûts d'impression.

2. Les ordres de classement : principes et champs d'application

Les méthodes de classement se divisent en deux catégories : les ordres fondamentaux et les ordres dérivés.

2.1. Les ordres principaux (ou fondamentaux)

A. Le classement alphabétique

• Principe : Ranger les mots dans l'ordre de succession des lettres de l'alphabet. Si les premières lettres sont identiques, le classement se fait selon la première lettre qui diffère.
• Champs d'application : Dossiers nominatifs : fichiers clients, fournisseurs, étudiants ou dossiers du personnel.
• Avantages / Inconvénients : Simple à l'état isolé, extensible / Risque d'erreur sur les dénominations complexes, pas de visibilité sur les dossiers manquants.

B. Le classement numérique

• Principe : Attribuer un numéro d'ordre chronologique (cote) à chaque document à son arrivée et ranger selon la suite naturelle des nombres entiers.
• Outils obligatoires : Nécessite un répertoire alphabétique (ou de correspondance) pour associer un nom à son numéro de dossier avant la recherche.
• Champs d'application : Pièces comptables (factures, bons de commande, bons de livraison) et dossiers confidentiels ou médicaux.
• Avantages / Inconvénients : Très sûr, extensible, discret pour les tiers / Double recherche obligatoire (consulter le répertoire d'abord).

C. Le classement thématique (ou idéologique)

• Principe : Diviser un sujet principal en plusieurs sous-sujets (catégories, thèmes) selon une logique analytique.
• Champs d'application : Classement de la documentation générale, des catalogues fournisseurs, des articles de presse.
• Avantages / Inconvénients : Très structuré, extensible par subdivisions / Plan long et délicat à concevoir, toute erreur d'analyse bloque la recherche.

2.2. Les ordres dérivés

💡 Le reflexe pro de l'ACOM :

Avant d'ouvrir un dossier contenant, posez-vous toujours la question : Quel est l'élément clé par lequel mon équipe va chercher l'information ? Un nom ? Une date ? Un numéro de facture ? C'est ce critère unique qui détermine le choix de votre ordre de classement.

Classement alphabétique - norme AFNOR Z 44-001 👉🏻