À l'issue de cette formation, vous serez capable de structurer, classer et archiver efficacement l'ensemble des documents papier et numériques du service commercial, dans le respect des procédures, des délais de conservation et des règles de confidentialité.
Objectif pédagogique global
À l'issue de la formation, les participants seront capables d'organiser le classement et l'archivage des documents commerciaux dématérialisés ou non, lors de situations professionnelles d'administration des ventes simulées, en respectant rigoureusement les plans de classement existants, le RGPD et les durées légales de conservation.
Liens officiels
- AFNOR – NF ISO 15489-1 Gestion des documents d'activité (Records Management) Méthode de classement, plan de classement, cycle de vie des documents.
- AFNOR – NF Z42-013 Archivage électronique. Conservation, intégrité et traçabilité des documents numériques.
- Légifrance – Code de commerce. Conservation des documents commerciaux. Factures, contrats, bons de commande, correspondance commerciale.
- Service-Public – Délais de conservation des documents des entreprises. Tableau officiel des durées de conservation. Source très pratique pour les documents manipulés par les assistants commerciaux.
- CNIL– Les durées de conservation des données. RGPD Conservation des fichiers clients, prospects, fournisseurs et archivage intermédiaire.
- FranceArchives- Guides sur la gestion documentaire. Bonnes pratiques d'organisation et d'archivage.
Les références utiles
Pour des assistants administratifs ou commerciaux, on recommande de s'appuyer principalement sur :
- NF ISO 15489-1 : principes du classement documentaire.
- NF Z42-013 : archivage électronique.
- Code de commerce : obligations de conservation des documents commerciaux.
- Service-Public : tableau officiel des délais de conservation.
- CNIL : conservation des données personnelles et distinction entre base active, archivage intermédiaire et suppression.